Digitaal werken

Werkt u al digitaal?

Tegenwoordig bestaan er vele mogelijkheden om uw boekhouding te verwerken. Een traditionele ordner met bankafschriften en bonnetjes behoort voor velen al tot de verleden tijd. Ook zien wij vaak dat er een combinatie gekozen wordt.

Ook wij als administratiekantoor moeten én gaan met de tijd mee. Zo bieden wij tegenwoordig diversen mogelijkheden om de administratie zoveel mogelijk digitaal te kunnen voeren. Ook hebben wij sinds 1 januari gekozen voor andere salaris software. Met Loket.nl bieden wij naast de traditionele verwerking van de salarissen ook HRM mogelijkheden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een volledige verlofadministratie, waarbij werknemer en werkgever via een app op de telefoon aanvragen kunnen indienen en goedkeuren.

Met onze administratie software, iMuis, kunt u zelf gratis factureren, maar er zijn nog veel meer mogelijkheden. Zo is er de mogelijkheid om ook uw debiteurenadministratie bij te houden, betalingen te doen aan uw crediteuren door sepa bestanden automatisch bij uw bank aan te bieden. Verder kunt u de dagelijkse bankmutaties iedere dag inlezen en kunt u eenvoudig via een scan uw facturen inlezen in de administratie. Boekhouden kan dus volledig digitaal tegenwoordig.

Wel brengt digitalisering gevaren met zich mee. Uw gegevens staan in de cloud of gaan via het internet naar locaties die wel of niet goed beveiligd zijn. Ook email is niet zo veilig als u wellicht denkt.
Ook hier hebben wij over nagedacht uiteraard en hebben onze partners hierop geselecteerd.
Met ingang van 25 mei 2018 treedt er een nieuwe wet (AVG) in werking die ons er toe dwingt gegevens op een zo zorgvuldig mogelijke wijze te verspreiden en/of op te slaan. Dit op laste van hoge boetes bij het onveilig verspreiden of bewaren van vertrouwelijke gegevens.
Voor u als ondernemer of particulier betekend dit dat u geen vertrouwelijke informatie meer ontvangt via email, maar zult u gegevens zelf moeten gaan ophalen van beveiligde locaties.

Voor meer informatie over de mogelijkheden van digitalisering voor u, kunt u contact opnemen met ons kantoor. Wij zullen u informeren over de mogelijkheden die u het beste passen.

Veilig zaken doen

Afgelopen maandag heeft de Kamer van Koophandel een app gelanceerd waarmee iedereen dertig keer kosteloos informatie kan opvragen van een onderneming.

De opgevraagde informatie geeft een algemeen beeld over de onderneming waar u zaken mee wilt doen. Rechtsvorm, datum oprichting, eigenaren en werkzame personen worden getoond. Ook het bezoekadres en de omschrijving van de activiteiten kunt u inzien. Dit alles moet leiden tot meer zekerheid in het economische verkeer. Bestaat de onderneming eigenlijk wel waar u zaken mee doet?

Normaal gesproken kosten 30 zoekacties ongeveer 80 euro en dat bespaart u dus door deze handige app. Mocht u daarna meer informatie willen opzoeken is dat ook mogelijk. Denk hierbij aan het opvragen van jaarrekeningen, concerngegevens en de historische gegevens.

Het gratis openstellen van het handelsregister is niet alleen goed voor innovatie en economische stimulans, maar moet ook helpen bij het bestrijden van fraude, belastingontwijking en terrorisme, aldus organisaties die al langer aandringen op verdergaande openheid van bedrijfsregistraties. In Nederland moet nog steeds veel geld worden betaald voor onderzoek naar eigendomsverhoudingen of belangenverstrengelingen.

 

Download de app in de appstore (Apple) of in de Google playstore (Android).

Voorkom onnodige kosten bij uw bank!

Voorkom onnodige kosten bij de bank!

Vanaf 1 januari 2017 is er een nieuwe standaard aangenomen voor het indienen van de SBR-kredietrapportage. Maar wat betekent dit nu voor jou? En wat houdt deze nieuwe standaard eigenlijk in? De kredietrapportage indienen via de post of e-mail is niet meer de standaard, maar elektronisch indienen via SBR inclusief een ondertekening met een PKIoverheid-certificaat.

De drie grootste Nederlandse banken, Rabobank, ABN Amro en ING, hebben zelfs afgesproken om vanaf 1 april 2017 €250,- behandelingskosten in rekening te brengen als de kredietrapportage niet elektronisch inclusief ondertekening met het certificaat wordt ingediend. Het is dus belangrijk om te weten hoe jij de SBR-kredietrapportage op de juiste manier kunt indienen met het juiste certificaat.

Wij kunnen de kredietrapportage op deze manier indienen, dus als u een brief heeft ontvangen waarbij wordt verzocht om deze informatie: Laat het weten!

Voor meer informatie kunt u uiteraard contact opnemen met ons kantoor – 023-5739724.

Regels omtrent identificatieplicht

Wat moet u als werkgever doen om te zorgen dat u voldoet aan de wettelijke eisen?

 

Verificatieplicht geldig identiteitsbewijs

Bij indiensttreding van een nieuwe werknemer moet u naar een geldig identiteitsbewijs  vragen. De werknemer moet dan het originele document tonen. Bijvoorbeeld een paspoort, een identiteitskaart of vreemdelingendocument.

Bij het controleren van identiteitsbewijzen moet u letten op:

  • de pasfoto: komt deze overeen met de persoon die voor u staat?
  • kenmerken: kloppen de genoemde fysieke kenmerken zoals lengte en leeftijd?
  • handtekening: laat de medewerker ter controle zichtbaar een handtekening zetten;
  • nationaliteit: is de nationaliteit vermeld? De identificatieplicht geldt ook voor buitenlandse werknemers;
  • geldigheid van het document: is de vervaldatum nog niet verstreken?

Op een rijbewijs en op een verklaring van de Belastingdienst met sofinummer of burger servicenummer staat geen nationaliteit vermeld. Daarom zijn dit geen geldige identiteitsbewijzen voor de verificatieplicht.

Bewaarplicht identiteitsbewijs

U moet een duidelijke kopie maken van het identiteitsbewijs. Documentnummer, pasfoto en burger servicenummer (BSN) moeten goed leesbaar zijn. U bewaart deze kopie in uw administratie voor eventuele controles, bijvoorbeeld door de Inspectie SZW. U moet de kopie bewaren tot minstens 5 jaar na het kalenderjaar waarin de werknemer uit dienst is gegaan.

Een nieuw jaar in met een tweetal veranderingen

Administratiekantoor Janssen & Kooy V.O.F. gaat een nieuw jaar in met een tweetal veranderingen en dit willen wij graag met u delen

Allereerst is ons bedrijf opgesplitst in twee bedrijven. Met trots kunnen wij u mededelen dat onze werkzaamheden met betrekking tot het beheer van verenigingen van eigenaars zijn ondergebracht in het nieuwe bedrijf J&K VvE Beheer BV. Dit bedrijf zal zich exclusief bezig gaan houden met het bestuurlijk, administratief en/ of technisch beheer van vereniging van eigenaars.

Ons team bestaande uit Harry, Ivo, Mariëlle en Natasja, voor velen reeds bekende namen, blijft ongewijzigd en uw vertrouwde aanspreekpunt. Met inmiddels meer dan 15 jaar ervaring in het beheer van VvE’s ondersteunen wij eigenaren om het reilen en zeilen binnen de vereniging op een zo effectief en prettig mogelijke manier te laten verlopen. Mocht u geïnteresseerd zijn om het beheer van uw vereniging bij ons onder te brengen, dan nodigen wij u van harte uit voor een vrijblijvend gesprek op ons kantoor aan de Hogeweg 30-1 in Zandvoort. U kunt bellen of mailen via 023-5739723 / contact@jkvvebeheer.nl.

Uitbreiding Naast deze splitsing kunnen wij u met wellicht nog meer trots mededelen dat het bedrijf Administratiekantoor Janssen & Kooy V.O.F. er per 1 januari 2017 een nieuwe vennoot bij krijgt. Naast de eigenaren Harry en Ivo Lemmens zal Hein Schrama mede-eigenaar worden van Administratiekantoor Janssen & Kooy V.O.F. Na inmiddels meer dan 5 jaar in dienst te zijn geweest heeft Hein de stap genomen om ondernemer te worden. Uiteraard is het team van Janssen & Kooy V.O.F., bestaande uit Harry, Ivo, Marjon en Patricia erg enthousiast over de wijziging en wenst Hein een mooie toekomst als ondernemer.

Janssen & Kooy V.O.F. blijft u uiteraard zoals vanouds bijstaan in al uw financiële zaken en wensen. Zo kunt u nog steeds bij ons terecht voor financieel en fiscaal advies en kunnen wij de financiële administratie en de salarisadministratie voor uw bedrijf verzorgen. Met meer dan 30 jaar ervaring staan wij garant voor kwaliteit en kennis. Mocht u geïnteresseerd zijn neem dan vrijblijvend contact met ons op voor een gesprek via info@janssenenkooy.nl en/ of 023-5739724. Wij wensen u namens alle medewerkers een mooi en gezond 2017.

Nieuwe website!

Per heden presenteren wij u onze nieuwe website, maar met de zelfde vertrouwde gegevens. In opdracht van ons heeft Opzeker Media een nieuwe website gemaakt. Dit Zandvoortse bedrijf gerund door Rutger en Thijs heeft voor ons een site gemaakt die zogenaamd ‘responsive’ is. Het geen betekent dat hij op alle apparaten goed te lezen en te openen is. Neem gerust een kijkje op de verschillende pagina’s en lees daar vervallen(onder andere) wat wij u kunnen bieden. Uiteraard staan wij u ook gewoon nog graag telefonisch te woord via 023-5739724.

Aangifte omzetbelasting 2017

Doet u aangifte omzetbelasting dan ontvangt u jaarlijks van de Belastingdienst de aangiftebrief omzetbelasting. Voor het jaar 2017 zult u de aangiftebrief later ontvangen dan gewend. De Belastingdienst verstuurt de brief kort voordat u over het eerste tijdvak van het jaar btw-aangifte moet doen. Doet u maandaangifte dan ontvangt u de aangiftebrief omzetbelasting 2017 in januari. Doet u kwartaalaangifte, dan kunt u de brief tegemoet zien in maart, en bij een jaaraangifte is dat in december. Verandert uw aangiftetijdvak, dan ontvangt u voortaan van de Belastingdienst een nieuwe aangiftebrief omzetbelasting. Deze brief bevat de gegevens voor de resterende aangiftetijdvakken van dat jaar.

VAR of Modelovereenkomst?

De VAR verdwijnt naar alle waarschijnlijkheid per 1 april 2016. De Eerste Kamer moet hier nog wel uiterlijk 26 januari 2016 mee instemmen. Als alternatief voor de VAR kunnen opdrachtgevers en opdrachtnemers gaan werken met door de Belastingdienst beoordeelde en goedgekeurde modelovereenkomsten. Het voordeel van deze goedgekeurde modelovereenkomsten is dat de opdrachtgever nog steeds een vrijwaring voor de loonheffingen heeft. Hierbij is van belang dat er gewerkt wordt volgens afspraken uit de overeenkomsten. De voorbereidingsfase is volop in gang (ondanks dat de Eerste Kamer nog moet instemmen). Vanaf 1 april 2016 tot 1 januari 2017 komt er een implementatiefase, waarin opdrachtgevers en opdrachtnemers de tijd krijgen – om waar nodig – hun werkwijze aan te passen. Gedurende die gewenningsperiode hanteert de Belastingdienst een terughoudend handhavingsbeleid. U heeft wel een inspanningsverplichting om de afspraken met de opdrachtgevers, dan wel opdrachtnemers aan te passen. De Belastingdienst publiceert steeds meer modelovereenkomsten die opdrachtgevers en opdrachtnemers kunnen gebruiken. Wilt u liever werken met een eigen overeenkomst dan moet u als opdrachtgever zelf bepalen of u loonheffingen moet inhouden en betalen. Om u hierbij te helpen heeft de Belastingdienst nu een overzicht gepubliceerd van voorbeeldbepalingen. Onze collega Wouter Lunstroo kan samen met u een maatwerkovereenkomst opstellen en deze ter goedkeuring voorleggen aan de Belastingdienst.

Groei: VvE beheer onder aparte BV

Per 1 januari 2016 zal de structuur van ons bedrijf wijzigen. Met trost kunnen wij mededelen dat door de groei in alle onderdelen van ons bedrijf wij hebben besloten de verschillende zaken te splitsen. Met ingang van 1 januari zal het beheer van VvE’s worden uitgevoerd door Janssen & Kooy VVE Beheer BV (www.jkvvebeheer.nl) . De overige werkzaamheden zullen nog blijven worden uitgevoerd door Administratiekantoor Janssen & Kooy V.O.F.. De dienstverlening zoals u hem nu gewend bent wijzigt niet en de zelfde personen zullen u te woord blijven staan.