Wat moet u als werkgever doen om te zorgen dat u voldoet aan de wettelijke eisen?
Verificatieplicht geldig identiteitsbewijs
Bij indiensttreding van een nieuwe werknemer moet u naar een geldig identiteitsbewijs vragen. De werknemer moet dan het originele document tonen. Bijvoorbeeld een paspoort, een identiteitskaart of vreemdelingendocument.
Bij het controleren van identiteitsbewijzen moet u letten op:
- de pasfoto: komt deze overeen met de persoon die voor u staat?
- kenmerken: kloppen de genoemde fysieke kenmerken zoals lengte en leeftijd?
- handtekening: laat de medewerker ter controle zichtbaar een handtekening zetten;
- nationaliteit: is de nationaliteit vermeld? De identificatieplicht geldt ook voor buitenlandse werknemers;
- geldigheid van het document: is de vervaldatum nog niet verstreken?
Op een rijbewijs en op een verklaring van de Belastingdienst met sofinummer of burger servicenummer staat geen nationaliteit vermeld. Daarom zijn dit geen geldige identiteitsbewijzen voor de verificatieplicht.
Bewaarplicht identiteitsbewijs
U moet een duidelijke kopie maken van het identiteitsbewijs. Documentnummer, pasfoto en burger servicenummer (BSN) moeten goed leesbaar zijn. U bewaart deze kopie in uw administratie voor eventuele controles, bijvoorbeeld door de Inspectie SZW. U moet de kopie bewaren tot minstens 5 jaar na het kalenderjaar waarin de werknemer uit dienst is gegaan.